保管と保存

オフィスにおいて書類保管方法は、共有の書類も含めて各自の責任になります。
この書類保管方法という言葉は、文字通り書類の保管ですが、では書類の保存とどう違うのでしょう。
簡単に言うと、保管はよく使う書類、保存はめったに使わない、あるいは法的な理由である一定の年数とっておかなければならない書類のことを指します。

保存であれば状態を保つ事を念頭に置くでしょうが、書類保管方法はよく使う書類の保管ですので、取り出しやすくわかりやすいのが鉄則ですね。
この「わかりやすい」というのは、本人だけがわかる、という意味ではなく「誰が見てもわかる」という意味です。
書類を分類してインデックスで分類名を書いても本人にしかわからない名前だったり、本人だけが知っている情報で分類したりしても他の人が困ってしまいますよね。

単純に時系列や、五十音順などでまとめると他の人も探しやすくなります。
また、オフィスで使われる書類はほとんどがA4サイズですがまれに違うサイズの書類もあります。

サイズがバラバラの書類をクリアファイルなどにしまうと、紛失する恐れがありますし見難くなります。
大きめの封筒などをクリアファイルの代わりにすると、紙がこぼれてはじかれる事がなくなりますよ。

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